מרבית המשרדים כיום, בין אם מדובר במשרדים גדולים או קטנים, מעדיפים להעסיק אנשי מקצוע שמתמחים בשירותי ניקיון ולא לבצע את העבודות בעצמם. יש בכך מן ההיגיון, הן במובן הזה, שזה חוסך להם זמן, מאפשר להם ליהנות משירות הרבה יותר מקצועי ואיכותי וכן מאפשר להם להתפנות לדברים אחרים חשובים אשר קשורים לעבודה שלהם.
מאחר וקיימים לא מעט גורמים מקצועיים שמתמחים בשירותי ניקיון, בין אם אלו חברות ובין אם אלה גורמים שעובדים באופן עצמאי, הרי שעולות שאלות כיצד בוחרים את הגורם הנכון לצורך ביצוע העבודה, ומה בדיוק צריכים להיות המאפיינים על פיהם אפשר להחליט מי יכול לבצע עבודה שכזו או לא.
לפני שנציג שורה של מאפיינים, צריך לומר, כל בעל משרד יחליט אל מי לפנות לצורך קבלת שירותי ניקיון משרדים, הן בהתאם לגודל המשרד, כמות העובדים שמשתמשים בו, הצרכים של המשרד מבחינת מה שיש בו, וכן שעות העבודה שלו. על פי כל זה, ייקבע האם נכון להזמין חברת ניקיון או גורם עצמאי, פרטי, שמבצע עבודות ניקיון עבור משרדים.
המאפיינים שאמורים להשפיע על תהליך הבחירה הם:
מקצועיות וניסיון – אנחנו אמורים לבחור את הגורם איתו אנחנו רוצים לעבוד, על פי רמת המקצועיות שלו והניסיון שיש לו בתחום. באופן טבעי, אם אנחנו משרד שיש לו משאבים כספיים, יהיה לנו הרבה יותר פשוט לשכור חברה מקצועית ומנוסה, בעוד שאם אנחנו בעלי משרד ללא משאבים שכאלה, הרי שנצטרך להסתפק בגורם עם פחות ניסיון ומקצועיות.
זמינות – אנחנו נחפש גורם מקצועי שיוכל להגיע אלינו בתכיפות שאנחנו צריכים ובהתאם ללוח הזמנים שמתאים לנו. אין הצדקה להזמין חברה שיכולה להגיע אלינו פעם בחודש, אלא אנחנו צריכים לחפש חברה שהצוות שלה יכולה להגיע אלינו לפחות פעם בשבוע אם לא יותר. זה הסטנדרט הבסיסי.
כוח אדם – במקרה ויש לנו משרד קטן, ייתכן ונסתפק בשירותי ניקיון שמתבצעים על ידי גורם אחד, אך אם יש לנו משרד גדול, אנחנו נחפש חברה שמעסיקה צוות עובדים משמעותי שיכול להגיע אלינו ולבצע את העבודה ביסודיות ובמקצועיות.